Adjoint (e) à la direction générale et aux ventes

Votre rôle
Sous la supervision du directeur des ventes, vous serez un pilier dans la gestion et la coordination des activités de l’entreprise. Votre rôle sera d’assurer le bon fonctionnement administratif, tout en collaborant avec les différents départements pour soutenir nos opérations et atteindre nos objectifs.

Vos tâches 
Adjointe administrative aux ventes

1. Gestion des soumissions

• Gérer le processus complet des soumissions selon les directives du directeur des ventes, incluant :
  • La création de fiches clients dans le logiciel interne.
  • L’ajout des pièces requises aux dossiers.
  • La recherche et l’intégration des devis obtenus auprès des fournisseurs.

2. Suivi de la documentation

• Assurer la transmission et le suivi de toute documentation pertinente auprès des vendeurs.

3. Rédaction et gestion des contrats

• Préparer les contrats, les listes d'urgence et les documents nécessaires.
• Effectuer l’envoi de ces documents aux clients pour signature et en assurer le suivi auprès des clients et des vendeurs.

4. Suivi des dossiers en attente

• Maintenir une vue d’ensemble sur les dossiers en attente et effectuer un suivi régulier pour assurer leur avancement.

5. Coordination avec les opérations

• Une fois les documents requis reçus, assurer la liaison avec l’équipe des opérations pour :
  • La prise de rendez-vous d’installation.
  • La passation des commandes auprès des achats.

6. Suivi des dossiers en cours

• Surveiller l’avancement des dossiers actifs avec les opérations, incluant :
  • Le suivi des pièces en commande.
  • Les dates d’installation planifiées.
• S’assurer qu’aucune tâche ou étape importante ne soit oubliée ou négligée.

7. Structuration et amélioration continue

• Mettre à profit son expérience personnelle pour structurer le département des ventes de manière optimale.
• Proposer des pistes d’amélioration pertinentes afin d’accroître l’efficacité et la fluidité des processus administratifs.

Responsabilités liées à la direction générale

8. Soutien administratif au directeur général

• Assister le DG dans la gestion quotidienne de ses tâches administratives.
• Rédiger des communications internes et externes au nom de la direction générale.

9. Suivi des projets internes

• Assurer le suivi des projets en cours sous la supervision du DG et en collaboration avec les différents départements.
• Préparer des rapports de suivi pour le DG en fonction des objectifs fixés.

10. Gestion des documents et des dossiers stratégiques

• Organiser et classer les documents stratégiques de l’entreprise (contrats, rapports, documents confidentiels).
• Assurer la confidentialité des informations traitées.

11. Appui aux initiatives d’amélioration et à la prise de décision

• Participer à l’élaboration et au suivi des initiatives d’amélioration proposées par la direction générale.
• Collecter et analyser des données pour aider à la prise de décision.

12. Mise en page et correction des documents

• Faire la mise en page des documents officiels avec Microsoft Word afin de respecter les standards de l’entreprise.
• Corriger les fautes d’orthographe et de grammaire dans les documents administratifs et les communications officielles.

Profil recherché

• Diplôme en bureautique ou en administration
• Minimum de 3 ans d’expérience dans un poste similaire tel qu’adjoint administratif ou en coordination de projets.
• Excellente maîtrise des outils informatiques (suite Office, gestion de projets, courriels).
• Habileté à gérer plusieurs priorités et à travailler sous pression.
• Sens de l’organisation et capacité à anticiper les besoins de la direction.
• Excellentes compétences en communication, tant à l’oral qu’à l’écrit.
• Attitude proactive et esprit de collaboration.
• Un souci du détail irréprochable et un excellent sens de la structuration.

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